Mitarbeitergespräch-Vorlage: kostenlos als PDF und Word

Diese Vorlage führt Sie auf vier Arbeitsblättern vom Vorbereiten zum gemeinsamen Protokoll: je eine persönliche Vorbereitungsseite für Mitarbeitende und Führungskraft, eine Seite für besprochene Ergebnisse und eine Seite für Vereinbarungen und den Folgetermin. Kurze Schreibhilfen, nummerierte Themen und ein Beispiel zeigen, welche Notizen Sie vorbereiten und was Sie später gemeinsam festhalten. Sie können die Word-Datei an Ihren Ablauf anpassen oder die PDF ausdrucken. Beide Downloads sind kostenlos und ohne Anmeldung verfügbar.

Die Vorlage ist für Jahres-, Feedback- und Entwicklungsgespräche gedacht. Sie ist eine redaktionell entwickelte Gesprächshilfe, kein wissenschaftlich validierter Fragebogen und kein Bewertungsinstrument. Wenn Ihr Unternehmen formale Bewertungen vorsieht, ergänzen Sie die dafür vereinbarten Kriterien und den vorgesehenen Prozess.

Vorlage für das Mitarbeitergespräch

Vier Arbeitsblätter führen vom persönlichen Nachdenken zum gemeinsamen Protokoll. Die Word-Datei lässt sich bearbeiten, die PDF ausdrucken.

PDF herunterladenWord-Vorlage herunterladen

Kostenlos und ohne Anmeldung. Vier A4-Seiten pro Datei.

Bereiten Sie Ihre Sicht getrennt vor. Besprechen Sie Ihre Notizen miteinander und halten Sie anschließend die Ergebnisse und nächsten Schritte gemeinsam fest.

Seite 1 · Mitarbeitende

Persönliche Notizen

Meine Vorbereitung

Füllen Sie diese Seite vor dem Gespräch für sich aus. Stichpunkte reichen. Sie entscheiden, welche Themen Sie ansprechen möchten.

• Mein Name und meine Rolle
• Gespräch am / Rückblick von bis

01Was ist mir gelungen

Notieren Sie ein konkretes Beispiel: Situation, eigener Beitrag und Ergebnis.

02Was hat meine Arbeit erschwert

Welche Situation war schwierig? Was fehlte und welche Folgen hatte das?

03Was wünsche ich mir in der Zusammenarbeit

Was sollte bleiben oder sich ändern? Notieren Sie ein Beispiel und eine konkrete Bitte.

04Was möchte ich als Nächstes lernen

Welche Aufgabe möchten Sie ausprobieren? Welche Unterstützung brauchen Sie dafür?

Mein wichtigstes Thema für das Gespräch

So geht es im Gespräch weiter

Bringen Sie Ihre ausgewählten Punkte ein. Erst nach dem Austausch werden besprochene Ergebnisse auf Seite 3 und vereinbarte Schritte auf Seite 4 notiert.

Seite 2 · Führungskraft

Persönliche Notizen

Meine Vorbereitung

Füllen Sie diese Seite vor dem Gespräch für sich aus. Nutzen Sie Beispiele aus dem gesamten Zeitraum und lassen Sie Raum für die Sicht der anderen Person.

• Mein Name / Gespräch mit
• Gespräch am / Rückblick von bis

01Welche Beiträge habe ich beobachtet

Welche Aufgabe oder welches Ziel war vereinbart? Welches Beispiel zeigt den Beitrag?

02Was hat die Arbeit erschwert

Was hat sich verändert? Wo haben meine Entscheidungen oder fehlende Unterstützung mitgewirkt?

03Was möchte ich zur Zusammenarbeit besprechen

Trennen Sie Beobachtung und Deutung. Was möchten Sie anerkennen, klären oder anders vereinbaren?

04Welche Entwicklung kann ich unterstützen

Welche Lerngelegenheit kann ich anbieten? Fragen Sie auch nach den Wünschen der anderen Person.

Was ich die andere Person unbedingt fragen möchte

So geht es im Gespräch weiter

Hören Sie zuerst beide Perspektiven. Übernehmen Sie auf Seite 3 nur besprochene Ergebnisse. Unterschiedliche Sichtweisen dürfen als solche stehen bleiben.

Seite 3 · Beide gemeinsam

Gemeinsames Protokoll

Das halten wir fest

Füllen Sie diese Seite im Gespräch aus. Fassen Sie gemeinsam zusammen, was besprochen wurde. Persönliche Notizen werden nicht automatisch übernommen.

• Mitarbeitende Person und Rolle / Führungskraft
• Gespräch am / Betrachteter Zeitraum
• Anlass und gemeinsam vereinbarter Schwerpunkt

Von der Notiz zum Protokoll

Persönliche Notiz: „Bei der Übergabe war wieder alles unklar.“

Nach gemeinsamer Klärung: „Bei der Übergabe am 8. Oktober waren zwei Zuständigkeiten offen. Jamie klärt diese vor der nächsten Übergabe.“

Fiktives Beispiel, kein vorausgefüllter Protokolleintrag.

Rückblick und Rahmenbedingungen

Aus 01 und 02: Welche Beiträge, Ergebnisse und Hindernisse haben wir gemeinsam besprochen?

Zusammenarbeit und unterschiedliche Sichtweisen

Aus 03: Was soll bleiben oder sich ändern? Wessen Einschätzungen unterscheiden sich worin?

Entwicklungsziel

Aus 04: Welche Fähigkeit oder Aufgabe wollen wir weiterentwickeln? In welcher Arbeitssituation?

Noch offen

Welche Frage bleibt offen? Wer klärt sie bis wann? Unterschiedliche Sichtweisen erkennbar lassen.

Vom Ergebnis zur Vereinbarung

Übertragen Sie die gemeinsam vereinbarten Handlungen auf Seite 4. Eine Beobachtung allein ist noch keine Aufgabe.

Seite 4 · Beide gemeinsam

Gemeinsames Protokoll

Was wir vereinbaren

Wählen Sie wenige machbare Schritte. Notieren Sie zu jedem Schritt eine verantwortliche Person, die benötigte Unterstützung und einen Termin.

• Gespräch zwischen / Datum

Vereinbarung 1

Nächster Schritt

Eine konkrete Handlung beschreiben.

Verantwortlich

Eine Person benennen.

Unterstützung

Was wird benötigt und wer stellt es bereit?

Bis wann

Datum eintragen.

Vereinbarung 2

Nächster Schritt

Eine konkrete Handlung beschreiben.

Verantwortlich

Eine Person benennen.

Unterstützung

Was wird benötigt und wer stellt es bereit?

Bis wann

Datum eintragen.

Unser Folgetermin

Wann besprechen wir die Umsetzung? Datum und Gesprächsrahmen eintragen.

Daran erkennen wir Fortschritt

Welches konkrete Ergebnis oder welche Arbeitssituation schauen wir uns dann an?

Zum Abschluss gemeinsam prüfen

• ☐Die Aufgaben und Verantwortlichkeiten sind verständlich.
• ☐Offene Fragen und unterschiedliche Sichtweisen sind erkennbar.
• ☐Wir haben geklärt, wer das Protokoll erhält und wann wir darauf zurückkommen.

Anpassbare Gesprächshilfe. Für formale Bewertungen Kriterien und Prozess vorab separat vereinbaren.

So nutzen Sie die Vorlage

Vor dem Gespräch: Vereinbaren Sie Anlass, Zeitraum und Schwerpunkt. Mitarbeitende verwenden Seite 1, die Führungskraft Seite 2. Beide bereiten sich getrennt vor und wählen am Ende ihr wichtigstes Thema beziehungsweise ihre wichtigste offene Frage. Stichpunkte zu konkreten Arbeitssituationen reichen aus. Die Führungskraft sollte auch prüfen, welche Unterstützung sie zugesagt hat und was davon tatsächlich verfügbar war.

Im Gespräch: Legen Sie die beiden Vorbereitungen nicht einfach zu einem fertigen Urteil zusammen. Fragen Sie nach dem jeweiligen Kontext und halten Sie auf der dritten Seite fest, was gemeinsam besprochen wurde. Eine offene Frage darf offen bleiben. Unterschiedliche Einschätzungen lassen sich nebeneinander notieren.

Am Ende: Wählen Sie wenige nächste Schritte und halten Sie diese auf Seite 4 fest. Zu jedem Schritt gehören eine verantwortliche Person, die benötigte Unterstützung und ein Termin. Vereinbaren Sie außerdem einen Folgetermin und woran Sie den Fortschritt erkennen möchten. Die Abschluss-Checkliste hilft, Aufgaben, offene Fragen und den Umgang mit dem Protokoll gemeinsam zu prüfen. Übernehmen Sie nicht automatisch alle persönlichen Vorbereitungsnotizen in das gemeinsame Protokoll.

Einen ausführlichen Ablauf mit Formulierungen finden Sie im Leitfaden Mitarbeitergespräch vorbereiten und führen. Für zusätzliche Gesprächsimpulse können Sie aus den 20 Fragen für Mitarbeiter- und Entwicklungsgespräche auswählen.

Ausgefülltes Beispiel für ein Mitarbeitergespräch

Das folgende Beispiel ist vollständig fiktiv. Es zeigt mögliche Einträge, keine erwarteten Musterantworten und keinen Kundenfall.

Gesprächsrahmen: Alex arbeitet als Projektkoordinator:in. Jamie ist die Führungskraft. Im Gespräch am 16. Oktober geht es um die Projektübergaben der vergangenen drei Monate und einen nächsten Entwicklungsschritt.

Vorbereitung von Alex: „Die letzten beiden Übergaben fanden rechtzeitig statt. Beim Projekt Linden kamen nach dem Termin mehrere Rückfragen, weil die Zuständigkeit für offene Punkte nicht feststand. Ich möchte Übergaben klarer moderieren. Dafür brauche ich eine abgestimmte Liste der beteiligten Personen.“

Vorbereitung von Jamie: „Alex hat beide Termine organisiert und die Unterlagen bereitgestellt. Bei Linden habe ich erst am Vortag entschieden, wer die offenen Aufgaben übernimmt. Mein eigener Beitrag ist, Zuständigkeiten früher zu klären. Ich möchte erfahren, welche weiteren Informationen Alex gefehlt haben.“

Gemeinsame Gesprächsnotiz: „Beide sehen die unklaren Zuständigkeiten als Hindernis. Alex möchte Rückfragen früher sammeln; Jamie klärt die Beteiligten vor der nächsten Übergabe. Ob die Unterlagen für alle verständlich waren, ist noch offen. Alex fragt die beiden empfangenden Teams nach konkreten Beispielen.“

Entwicklungsziel: „Alex moderiert die nächsten zwei Projektübergaben mit einer vorher abgestimmten Agenda. Offene Fragen und verantwortliche Personen werden am Ende benannt. Im anschließenden 1:1 prüfen Alex und Jamie anhand der Rückmeldungen, was verständlich war und was angepasst werden muss.“

Dieses Beispiel verbindet die Entwicklung einer Fähigkeit mit einer konkreten Arbeitssituation. Es verteilt auch die Unterstützung sichtbar. Die Vorlage schreibt nicht vor, dass jede Schwierigkeit ein persönliches Entwicklungsdefizit ist.

Die Mitarbeitendenperspektive einbeziehen

Beteiligung am Beurteilungsprozess hängt mit positiveren Reaktionen zusammen, besonders mit Zufriedenheit. Der Befund belegt keine kausale Leistungssteigerung (Cawley et al., 1998). Die getrennten Vorbereitungen sind unsere praktische Umsetzung dieser Perspektive; die Studie hat diese Vorlage nicht geprüft.

Fragen Sie deshalb auch nach Themen, die in Ihrer eigenen Vorbereitung fehlen. Die Reihenfolge und die Felder dürfen an den Gesprächsanlass angepasst werden. Ein Feedbackgespräch zu einer einzelnen Situation benötigt möglicherweise nur einen Teil der Vorlage.

Was ein Protokoll festhalten sollte

Ein brauchbares Gesprächsprotokoll lässt erkennen, was besprochen und was vereinbart wurde. Trennen Sie konkrete Beobachtungen von Interpretationen und Entscheidungen. Schreiben Sie beispielsweise „Bei der Übergabe waren zwei Zuständigkeiten offen“ statt „Alex ist unorganisiert“. Halten Sie bei Uneinigkeit die jeweiligen Sichtweisen und einen nächsten Klärungsschritt fest.

Stimmen Sie ab, welche Inhalte gemeinsam dokumentiert werden, wer darauf zugreift und wie lange die Unterlagen benötigt werden. Für die Ausgestaltung eines betrieblichen Prozesses bietet der Beitrag zur transparenten Einführung mit Datenschutz und Betriebsrat weitere Orientierung.

Aus dem Dokument einen laufenden Entwicklungsprozess machen

In Längsschnittstudien zu Mehrquellenfeedback waren Verbesserungen späterer Fremdbeurteilungen im Allgemeinen klein. Das ist kein Wirksamkeitsnachweis für einzelne Jahresgespräche oder diese Vorlage (Smither et al., 2005). Wir empfehlen deshalb, vereinbarte Schritte im Alltag wieder aufzugreifen und ihre Umsetzung konkret zu besprechen.

Wenn HR Vorlagen, formale Reviews und die weitere Entwicklung verbinden möchte, unterstützt riteful diesen Ablauf mit Mitarbeitergespräch-Software für Jahresgespräche und Entwicklung. Die kostenlose Dokumentvorlage ist unabhängig davon nutzbar. Wie sich beide Gesprächsebenen ergänzen, beschreibt Jahresgespräch versus kontinuierliches Feedback.

Literatur

Cawley, B. D., Keeping, L. M., & Levy, P. E. (1998). Participation in the performance appraisal process and employee reactions: A meta-analytic review of field investigations. Journal of Applied Psychology, 83(4), 615–633.

Smither, J. W., London, M., & Reilly, R. R. (2005). Does performance improve following multisource feedback? A theoretical model, meta-analysis, and review of empirical findings. Personnel Psychology, 58(1), 33–66.