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Workday + riteful: Entwicklung im Jahresverlauf
Was Workday bei Zielen, Check-ins und Entwicklung bereits leistet, wo sich Funktionen mit riteful überschneiden und wann eine Ergänzung sinnvoll ist.
MarkusIm Januar vereinbaren Nora und ihre Führungskraft ein Ziel in Workday: Bis Dezember soll Nora einen Projektabschnitt eigenständig steuern. Zum Jahresende wird ihre Leistung bewertet. Entscheidend für ihre Entwicklung ist aber, was in den Monaten dazwischen passiert: Welche Aufgaben übernimmt sie? Wann braucht sie Unterstützung? Und wie werden Erfahrungen in nächste Schritte übersetzt?
Diese Ausgangsfrage kennen wir aus unserem Artikel zu SAP SuccessFactors. Bei Workday lohnt sich ein genauer Blick auf die vorhandenen Funktionen: Ziele, Feedback und Entwicklungsmaßnahmen lassen sich bereits unterjährig bearbeiten. Workday kann sie auch in formale Reviews einbeziehen.
Der mögliche Mehrwert von riteful liegt deshalb darin, die laufende Entwicklungsbegleitung als zusammenhängenden Arbeitsablauf zu organisieren. Ob diese Ergänzung sinnvoll ist, hängt davon ab, wie das Unternehmen Workday heute nutzt und an welchen Stellen Führungskräfte und Mitarbeitende zusätzliche Unterstützung brauchen.
Für den folgenden Vergleich legen wir eine eingerichtete Workday-Anbindung zugrunde: Ziele und vereinbarte Kontextdaten gelangen zu riteful; die vorgesehenen Zielupdates fließen nach Workday zurück. Der konkrete Umfang wird je Datenbereich festgelegt. Formale Bewertung und Vergütungsentscheidungen bleiben im Workday-Prozess.
Was Workday als HR-System bereits abdeckt
Workday unterstützt individuelle und organisatorische Ziele, konfigurierbare Review-Vorlagen sowie angefordertes und unaufgefordertes Feedback. Diese Funktionen bilden einen Rahmen für Zielklärung, Rückmeldung und Bewertung.
Auch die Verbindung zur Vergütung ist möglich: Gesamtbewertungen aus abgeschlossenen Performance Reviews können unter bestimmten Voraussetzungen in Gehalts-, Bonus- oder Aktienzuteilungsprozesse einfließen. Relevant sind unter anderem der Bewertungszeitraum und die eingerichtete Vergütungsmatrix. Ein erreichtes Entwicklungsziel löst damit nicht automatisch eine Auszahlung aus.
Für ein Unternehmen, das diese Abläufe bereits in Workday nutzt, bietet sich folgende Aufgabenverteilung an: Workday bleibt der Bezugspunkt für formale Ziele, Reviews und Vergütungsentscheidungen. Für die Begleitung im Alltag wird bewusst festgelegt, welche Arbeit in Workday stattfindet und welche riteful übernehmen soll.
01 · Die Aufgabenverteilung
Ein gemeinsames Ziel. Klare Zuständigkeiten.
Workday
- Ziele und Erfolgskriterien
- Reviews und Leistungsbewertung
- Vergütungsentscheidungen
riteful
- Gemeinsam den Weg planen
- Gesprächsbedarf aktiv einholen
- Beobachten, besprechen, nachhalten
Workday unterstützt auch laufende Entwicklung.
Check-ins, Development Items und Manager Insights Hub bei der Aufgabenverteilung berücksichtigen.
Wo sich Workday und riteful überschneiden
Eine ergänzende Software sollte an einem konkreten Arbeitsproblem ansetzen. Die folgende Gegenüberstellung zeigt, welche Aufgaben bereits durch Workday-Funktionen unterstützt werden und welchen Schwerpunkt riteful dabei setzt. Sie ist kein Nachweis einer besseren Wirkung.
| Aufgabe | Vorhandene Workday-Funktion | Schwerpunkt von riteful |
|---|---|---|
| Entwicklung planen | Ziele und Entwicklungsmaßnahmen auch außerhalb eines Reviews bearbeiten | Gemeinsam einen Entwicklungs- und Gesprächsplan über Wochen oder Monate aufbauen |
| Laufend sprechen | Check-ins mit Themen für 1:1-Gespräche | Gesprächsbedarf proaktiv einholen und Zeitpunkt sowie Agenda daran ausrichten |
| Entwicklungsmöglichkeiten aufgreifen | Manager Insights Hub mit Hinweisen und Vorschlägen für direkte Mitarbeitende | Den gemeinsamen Plan mit aktuellen Anliegen und offenen Vereinbarungen fortführen |
| Gespräche mit KI vorbereiten | Talent Highlights als bearbeitbare Entwürfe zu Stärken und Entwicklungsmöglichkeiten | KI-Unterstützung für Agenda, Zusammenfassung, Beobachtungsanalyse und 1:1-Plan |
| Konkrete Arbeitserfahrungen einordnen | Talent Highlights verwenden Workday-Daten als Quellen | Beobachtungen im Journal festhalten oder aus angebundenen Systemen wie Microsoft Teams und Jira nutzen |
Ein Check-in, ein Entwicklungsplan oder KI-Unterstützung allein sind somit kein Alleinstellungsmerkmal von riteful. Zu prüfen ist der gesamte Ablauf: Kommen aktuelle Anliegen rechtzeitig auf die Agenda? Werden aus Erfahrungen passende nächste Schritte? Werden die Beiträge beider Seiten später wieder aufgegriffen?
Was bei Workday anders organisiert ist
Ziele, Entwicklungsmaßnahmen und Gespräche haben unterschiedliche Aufgaben
Bei Nora beschreibt das Ziel ein Ergebnis: einen Projektabschnitt eigenständig steuern. Eine Entwicklungsmaßnahme beschreibt den Weg dorthin, etwa eine Moderation vorbereiten und anschließend auswerten. Ein Check-in ist der Ort für das Gespräch darüber. Diese Unterscheidung hilft auch bei der Einführung einer zusätzlichen Software: Ein Gesprächspunkt muss nicht als neues formales Ziel angelegt werden.
Workday führt Ziele, Feedback, Development Items und Kompetenzen als eigene Bausteine der laufenden Performance-Arbeit. Ein Review kann Informationen daraus zusammenführen. Für umfangreichere Entwicklungsprozesse gibt es außerdem eigene Development-Plan-Vorlagen .
Ziele können Meilensteine und Statusangaben enthalten. Sind Genehmigungen eingerichtet, bleiben eingereichte Zieländerungen bis zur Freigabe zunächst für weitere Bearbeitungen gesperrt. Zusätzlich können Ziele in laufenden Reviews gegen Änderungen außerhalb des Reviews gesperrt werden . Daraus folgt für das Einsatzmodell: Der nächste Lernschritt lässt sich im Gespräch anpassen; eine Änderung des formalen Zielumfangs muss den vorgesehenen HR-Prozess berücksichtigen.
Der Manager Insights Hub unterstützt bereits die laufende Führung
Der Manager Insights Hub bündelt Informationen und Aktionen für direkte Mitarbeitende. Hinweise lassen sich als Check-in-Themen aufgreifen. Welche Bereiche erscheinen, hängt unter anderem von Abonnements, aktivierten Funktionen und Zugriffsrechten ab.
Hinzu kommen eigene KI-Funktionen: Workday kann Beschreibungen von Entwicklungsmaßnahmen unterstützen. Talent Highlights bereiten vorhandene Talentdaten auf; Führungskräfte können die Entwürfe bearbeiten und müssen ihre Prüfung vor dem Speichern bestätigen.
Für Talent Highlights sind entsprechende Produkt- und Datenvoraussetzungen erforderlich. Die dokumentierte Funktion nutzt Workday-Daten; diese Grenze gilt für Talent Highlights und ist keine pauschale Aussage über sämtliche Workday-Integrationen.
Die Auswahlfrage wird dadurch konkreter: Reichen die bereits genutzten Workday-Funktionen für Vorbereitung und Nachbereitung aus? Oder braucht das Team einen Ablauf, der Gesprächsbedarf, Beobachtungen aus der Arbeit und vereinbarte Schritte enger miteinander verbindet?
Fähigkeiten brauchen eine gemeinsame Bedeutung
Workday Skills Cloud stellt eine Grundlage für Fähigkeiten bereit, die unter anderem in Lernangeboten und Entwicklungsmöglichkeiten verwendet werden kann. riteful kann Rollen mit Berufs- und Kompetenzdaten aus ESCO und AMS BIS vorbereiten und an die Organisation anpassen.
Bei einem Zusammenspiel müssen diese Begriffe fachlich zusammenpassen. „Projektkoordination“ in einem Rollenprofil und ein ähnlich benannter Skill sind nicht automatisch dasselbe. Unternehmen sollten klären, welche Fähigkeit gemeint ist, welche Verantwortung damit verbunden ist und welche Beobachtungen im Gespräch dazu passen. Eine automatische Übersetzung zwischen Skills Cloud, ESCO und AMS BIS wird hier nicht vorausgesetzt. Mehr dazu im Beitrag zu Rollen und strukturierten Berufsdaten.
Die Sichtbarkeit von Gesprächsinhalten muss bewusst gestaltet werden
Workday-Check-ins unterscheiden gemeinsame Inhalte von privaten „My Notes“. Letztere erscheinen nicht im Bericht „View Check-Ins“. Zugriffe auf andere Check-in-Daten hängen von den eingerichteten Berechtigungen ab; informelle Check-ins benötigen keinen eigenen Business Process.
Für riteful gilt das bestätigte Produktmodell: Notizen sind privat; HR kann sehen, ob 1:1s stattfinden, aber nicht auf Gesprächsinhalte oder private Notizen zugreifen. Bei der Verbindung sollte deshalb ausdrücklich festgelegt werden, welche Informationen überhaupt ausgetauscht werden sollen. Aus einer Zielaktualisierung folgt keine Freigabe eines Gesprächsprotokolls.
Was sich gegenüber dem SAP-Beispiel übertragen lässt
Die Grundidee bleibt gleich: Ein formales Ziel gewinnt im Alltag durch Aufgaben, Rückmeldung und Unterstützung an Bedeutung. Eine automatische Aufteilung nach „HR-System für den Jahresabschluss, riteful für alles dazwischen“ wäre jedoch zu grob. Auch SAP SuccessFactors unterstützt mit Continuous Performance Management laufende Aktivitäten, Erfolge, Gespräche und Feedback.
Der Unterschied liegt in den konkreten Bausteinen und ihrer Einrichtung. Im Workday-Modell müssen insbesondere Ziele, Development Items, Check-ins und der Manager Insights Hub zusammengedacht werden. Bei einer technischen Anbindung reicht es ebenfalls nicht, das SAP-Konzept umzubenennen: SAP dokumentiert unter anderem OData-Entitäten und deren Metadaten. Workday stellt unter anderem REST-Endpunkte und versionierte SOAP-Webservices mit eigenen Operationen bereit.
Übertragbar ist der Führungsablauf. Gesondert zu prüfen sind Datenobjekte, Berechtigungen und Prozesszustände. Eine SAP-Anbindung lässt sich deshalb nicht unverändert auf Workday übertragen.
Wie riteful die Entwicklung im Jahresverlauf begleiten kann
Ein sinnvoller Ausgangspunkt ist ein Team, das seine formalen Ziele und Reviews in Workday führt, die Gesprächsvorbereitung und Nachbereitung aber auf einzelne Notizen, Chats und Kalendertermine verteilt. In diesem Fall kann riteful vier Aufgaben in einem Arbeitsablauf zusammenführen.
Aus dem Ziel einen gemeinsamen Weg machen. Nora und ihre Führungskraft legen fest, welche Projektaufgaben Nora schrittweise übernimmt. Dazu gehört auch, welche Entscheidungen sie selbst treffen darf und welche Unterstützung ihre Führungskraft zusagt. Der Entwicklungs- und Gesprächsplan schafft einen Bezugspunkt für die kommenden Monate.
Aktuellen Gesprächsbedarf einholen. riteful fragt Themen proaktiv ab und unterstützt eine bedarfsorientierte Planung von Zeitpunkt und Agenda. Wenn eine Freigabe fehlt, kann genau diese Klärung zum Anlass des nächsten Gesprächs werden. Das Jahresziel bleibt mit der aktuellen Arbeit verbunden.
Erfahrungen besprechbar machen. Beobachtungen aus dem Journal oder angebundenen Arbeitssystemen liefern konkrete Situationen: Nora hat vor einer Abstimmung offene Entscheidungen gesammelt, Zuständigkeiten geklärt oder eine Abhängigkeit übersehen. Beide können prüfen, was das für den nächsten Schritt bedeutet. Eine Beobachtung ist dabei noch keine abschließende Bewertung einer Fähigkeit; mehr dazu im Beitrag zum Festhalten von Beobachtungen.
Vereinbarungen später wieder aufgreifen. Die KI-Unterstützung für Agenda und Zusammenfassung hilft, offene Schritte mit dem bisherigen Gesprächsverlauf zu verbinden. Nora übernimmt eine Aufgabe; ihre Führungskraft klärt eine Zuständigkeit. Beim nächsten Gespräch betrachten beide die Ergebnisse und passen den Plan an. Menschen verantworten Inhalte und Entscheidungen.
Der Nutzen dieses Modells muss sich im Alltag zeigen: weniger parallele Vorbereitung, klarere Unterstützung und verlässlich aufgegriffene Vereinbarungen sind sinnvolle Prüfkriterien. Es sind keine hier nachgewiesenen Produktergebnisse.
02 · Zwei mögliche Abläufe
Entwicklung über das ganze Jahr.
Workday
- JanuarZiel in Workday
- Februar – NovemberBegleitung in WorkdayCheck-ins · Development Items · Manager Insights Hub
- DezemberReview in Workday
Workday + riteful
- JanuarZiel in Workday
- Februar – NovemberBegleitung in ritefulPlanen · Themen einholen · Besprechen · Nachhalten
- DezemberReview in Workday
Beispiel: Noras Entwicklungsziel von Januar bis Dezember
Januar: Ziel und Zuständigkeiten klären. Das formale Ziel steht in Workday. Nora und ihre Führungskraft leiten daraus die ersten praktischen Schritte ab. Die eingerichteten Zieldaten werden mit riteful abgeglichen. Beide legen fest, wo der operative Plan gepflegt wird und wer erforderliche Änderungen des formalen Ziels verantwortet.
Frühjahr: Erste Aufgaben auswerten. Nora moderiert eine Projektabstimmung. Im 1:1 besprechen beide eine konkrete Situation und vereinbaren die nächste Übung. Bei einer vollständig in Workday organisierten Begleitung können dafür die eingerichteten Check-ins und Development Items genutzt werden. Im vorgeschlagenen Einsatzmodell übernimmt riteful die laufende Vorbereitung und Fortführung dieser Gespräche.
Sommer: Unterstützung und Zielanpassung unterscheiden. Eine fehlende Freigabe ist zunächst eine Aufgabe der Führungskraft. Verändert sich dagegen der Projektumfang, prüfen beide, ob das formale Ziel angepasst werden muss. Diese Änderung erfolgt im eingerichteten Workday-Prozess.
Herbst: Mehr Verantwortung begleiten. Nora übernimmt einen größeren Abschnitt. Der Gesprächsbedarf ergibt sich aus ihren aktuellen Aufgaben und bisherigen Vereinbarungen. Ein bereits behandeltes Thema wird dort weitergeführt, wo das Team seine Entwicklungsbegleitung organisiert; es muss nicht zusätzlich als zweiter Gesprächsverlauf gepflegt werden.
Dezember: Im vereinbarten HR-Prozess bewerten. Nora und ihre Führungskraft prüfen das Ergebnis anhand der Kriterien. Die für die Synchronisierung vorgesehenen Zielupdates fließen nach Workday zurück. Ihre Verarbeitung folgt der eingerichteten Anbindung und den dort festgelegten Prozessregeln; private Gesprächsnotizen werden damit nicht zum Review-Inhalt erklärt.
Nora und der Jahresverlauf sind ein fiktives Beispiel. Die Monate veranschaulichen den Ablauf und stellen keinen vorgeschriebenen Workday-Rhythmus dar.
Ist Datensynchronisierung in beide Richtungen möglich?
Ja, Workday stellt dafür Lese- und Schreibschnittstellen bereit. Individuelle Ziele lassen sich über die REST-Schnittstelle „Performance Enablement“ abrufen. Für das Anlegen und Bearbeiten von Zielen dokumentiert Workday unter anderem die SOAP-Operation „Manage_Goals“. Ein Datenaustausch in beide Richtungen ist damit technisch möglich; die verfügbaren Felder und Berechtigungen müssen zur konkreten Einrichtung passen.
Dabei bedeutet „zurückgeschrieben“ nicht immer schon „abschließend freigegeben“. Eine Zieländerung kann zunächst einen Business Process auslösen. Dessen Verarbeitung hängt auch von den Integrationsparametern ab. Die Dokumentation enthält beispielsweise eine Option zum automatischen Abschließen, die Freigabeschritte überspringt; bestehende Genehmigungen dürfen deshalb nicht ungeprüft als automatisch erhalten gelten.
Für den hier beschriebenen Ablauf ist eine gezielte Aufteilung sinnvoll:
| Datenbereich | Workday → riteful | riteful → Workday |
|---|---|---|
| Ziele | Eingerichtete Ziele und vereinbarte Felder als Grundlage des Entwicklungsplans | Vorgesehene Zielupdates gemäß Schreibzuständigkeit und Workday-Prozess |
| Organisationskontext | Für Zuordnung und Führungsbeziehung benötigte Informationen | Im beschriebenen Modell bleibt Workday führend; kein pauschales Zurückschreiben von Stammdaten |
| Entwicklungsmaßnahmen und Skills | Gesondert festzulegender Umfang und fachliche Zuordnung | Eigener Abgleich erforderlich; keine vollständige Spiegelung vorausgesetzt |
| Gesprächsinhalte und private Notizen | Kein vorausgesetzter Bestandteil des Zielabgleichs | Kein vorausgesetzter Bestandteil des Zielabgleichs |
Bei der Einrichtung klären HR und IT die eindeutige Zuordnung von Personen und Zielen, die Schreibzuständigkeit je Feld, den Umgang mit laufenden Freigaben und Reviews sowie mit gleichzeitigen Änderungen. Dazu gehören auch Aktualisierungsrhythmus, Fehlerbehandlung und die Kontrolle des tatsächlich übernommenen Stands. Die Schnittstellen allein garantieren weder Echtzeit noch eine automatische Konfliktlösung.
Wann eine Ergänzung sinnvoll ist
Wenn Workday-Check-ins, Entwicklungsmaßnahmen und Manager Insights Hub bereits einen gut funktionierenden Ablauf ergeben, sollte eine zusätzliche Lösung einen klar erkennbaren Nutzen bieten. Sonst entstehen ein weiterer Pflegeort und widersprüchliche Stände.
Wenn Führungskräfte dagegen vor jedem Gespräch Ziele, aktuelle Anliegen und offene Schritte neu zusammensuchen müssen, ist genau dieser Ablauf ein sinnvoller Ansatzpunkt für riteful. In einer Demo lässt sich anhand eines bestehenden Entwicklungsziels prüfen, wie der gemeinsame Plan, die proaktive Themenabfrage und die Gesprächsfortführung zum eigenen Workday-Prozess passen.